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¿Cómo organizar mi mes de trabajo y planificar el próximo?

Última actualización: Mar 02, 2016 02:19PM ART
Contenidos


Introducción
Crea una rutina diaria de trabajo
Establece un cronograma para cada proyecto
Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes / proyectos y proyectar tu presupuesto   
Cómo organizar tu día de trabajo - Herramientas útiles
Cronograma tu agenda, ¿cómo lograrlo?
Conclusión


Introducción

Para un profesional freelance, el mayor reto es la inestabilidad de trabajos (y consecuentemente ganancias) que tiene cada mes. Para esto es fundamental saber cómo organizarse y planificar las acciones futuras a fin de mantener un caudal constante de trabajo que permita una mayor tranquilidad en los ingresos.

Mantener un caudal de proyectos interesante, y mantener a tus clientes satisfechos demanda una minuciosa organización de tu dia, semana y mes de trabajo. Cualquier retraso afectará negativamente tanto el proyecto que se retrasa como tambien los demas proyectos que tengas en ejecucion. No saber organizar tu trabajo, trae acarreado otros inconvenientes que repercuten directamente en todos tus clientes. Un retraso en un proyecto implica que, para poder cumplir con otras entregas, deberás superponer tareas, trabajar más horas de las previstas y acortar el margen de tiempo para cambios y alteraciones. Impactando así no solo en el tiempo de entrega final, sino también en la calidad del trabajo  y en tu calidad de vida. 

Ten presente que una mala organización puede tener innumeras desventajas: No solo corres el riesgo de que tu proyecto no finalice correctamente generando un incumplimiento en el perfil, sino que también, puede complicar tus otros proyectos y causar inconvenientes con tus otros clientes. 

Siempre ten en mente que, no solo se debe entregar un trabajo finalizado, sino que lo que se ofrece es un servicio integral, donde se debe acompañar y asesorar a los clientes durante todo el proceso, hasta la entrega final. Comprometer la calidad del servicio que prestas, es comprometer tu relación con este cliente y con tu perfil, involucrando también las oportunidades de nuevos negocios. 

En este manual te mostramos algunos métodos para que puedas establecer tu estrategia laboral, que te permita esa estabilidad y tranquilidad que necesitas.


Crea una rutina de trabajo

Puede parecer extraño, pero el hecho de trabajar desde tu casa o con modalidad freelance no significa (exclusivamente) no tener horarios. Seguramente tendrás mayor flexibilidad pero mantener una rutina y separar horas al día para esto, ayudará a optimizar tu tiempo, entregar un trabajo de calidad en tiempo y forma, y también planificar qué pasará cuando los proyectos actuales terminen.

Como en cualquier otra modalidad es indispensable que reserves x cantidad de horas al dia para el trabajo y que cumplas con ese horario. Esto ayudará a que puedas organizar tu dia de y planificar las semanas que siguen a fin de mantener siempre constante tu caudal de trabajo e ingresos.

Responde estas preguntas para establecer tu rutina:
 
  • ¿Cuántas horas al dia vas a dedicar a tu trabajo?
  • ¿Cuál es el mejor horario para trabajar y estar en contacto con mis clientes caso surjan dudas o necesite su feedback para poder avanzar?
  • ¿Cuántas horas al dia quieres disponer para otras actividades?
  • ¿Cuánto tiempo quieres reservar para conseguir nuevos proyectos?

Con estos datos puedes armar tu agenda diaria, definiendo cuántas horas serán dedicadas a trabajar en proyectos actuales, cuántas horas dedicarás a la búsqueda de nuevos clientes y cuánto tiempo libre tendrás para tus otras actividades. Intenta mantener siempre la misma rutina, así irás adaptándote a los horarios (luego será lo más normal del mundo) y notarás que mejoraras la concentración y enfoque durante tu día laboral ayudando a optimizar tu trabajo.


Establecer un cronograma para cada trabajo que estés realizando o vayas a realizar

Como recomendamos en el manual anterior, es indispensable que armes un cronograma para el proyecto que vas a realizar (esto debes armarlo junto a tu cliente para poder estar alineados y evitar demoras y trabajos innecesarios).

1. Analiza el proyecto y estipula cada meta: Conversa con tu cliente sobre el proyecto, analiza sus necesidades y propón que hacer para que el resultado sea el más satisfactorio posible. Puede suceder que algunos clientes no conozcan la manera de desarrollar ciertos proyectos, y las etapas que se deben atravesar para concretarlos.

Tómate el tiempo de recorrer el proyecto junto con tu cliente, de explicarle los pasos a seguir y los tiempos que toma cada uno. Es tu deber como profesional experto en tu área, indicarle todos los ítems que necesitarás realizar, y cual seria el mejor camino a tomar para poder entregar lo que él necesita.

2. Acuerda con el cliente cómo y cuándo se hará cada entrega: Una vez que hayan combinado todos los puntos a ser realizados, estipula (en orden lógico) que irás entregando primero y cuando lo vas a entregar. Recuerda que, necesitas que el cliente avale cada punto para poder continuar con el siguiente (así evitaras realizas puntos que no son necesarios o que luego tengas que rehacer).

3. Establece un canal para la comunicación con tu cliente: Acuerda con tu cliente cada cuánto estarás entrando en contacto con él para darle feedback sobre el avance del proyecto y acuerden también el plazo que dispones para su respuesta a fin de no dilatar los puntos que siguen (por ejemplo: combina que entrarás en contacto cada 2 dias y que necesitarás que responda en no más de 4 días a fin de poder avanzar con el punto siguiente y no retrasar todo el proyecto). Si han combinado contacto por otro medio, además de los mensajes dentro de la plataforma, recuerda actualizar en Workana el progreso del trabajo a fin de mantener completo el contrato.

4. Propone una fecha de entrega (anterior al plazo final del proyecto) para enviar al cliente el trabajo realizado a fin de que pueda revisarlo y pedir cambios antes de la entrega final: Al organizar tu cronograma, establece una fecha de entrega del proyecto unos días antes del plazo establecido dentro del proyecto. Por qué? Porque así podrás enviar el trabajo completo al cliente para que analice y verifique que todo esté acorde ( o sugiera algún cambio) y que puedas realizar cualquier ajuste y entregar el trabajo finalizado y revisado en la fecha propuesta en el proyecto.

5. Establece la fecha de la entrega final: De acuerdo al punto anterior, establece la entrega del trabajo completo (para verificación y pedido de cambios) y la fecha de entrega final ya con los cambios realizados.

Si ya estás trabajando, ten en cuenta las horas disponibles que tienes en tu dia laboral para organizar y establecer el cronograma del próximo proyecto. Luego, con los cronogramas de cada proyecto armado, podrás sumarlos a tu agenda laboral diaria para estipular que harás de cada proyecto ese dia. 


Planifica la estrategia para conseguir nuevos clientes y proyectos

Para poder planificar tu próximo mes, es necesario que hayas establecido algunas horas al dia para el envío de propuestas y para las conversaciones con posibles nuevos clientes.

Con tu agenda armada y el cronograma de los proyectos en curso alineado en tu agenda, sabrás exactamente cuando (y cuanto tiempo) tendras disponible para tomar nuevos proyectos. De esta manera sabrás qué tipo de proyecto podrás tomar y establecer una fecha de entrega real para tu nuevo cliente. Este paso es muy importante para no superponer tareas, poder trabajar tranquilo y cumplir con las expectativas de cada proyecto. 

Ten siempre presente que la idea principal de toda esta planificación, es que puedas enfocarte en cada proyecto, trabajar tranquilo, no retrasarte, no saturarte y mantener un caudal equilibrado de proyectos. En este punto, algo muy importante a tener en cuenta es: La proyección de tu presupuesto

Es imprescindible que puedas realizar un listado de gastos mensuales y así entender mejor cuál es el valor que necesitas mes a mes, y separar cuál es el valor que realmente deseas obtener. 
 
  • Realiza un listado de gastos fijos 
  • Realiza un listado de gastos variables
  • Estima un promedio de presupuesto mensual en base a los dos puntos anteriores

Si tienes proyectos por finalizar este mes, podrías proyectar estos valores en tu presupuesto del mes próximo. 
Ej: Tienes dos proyectos de 250USD y 350USD respectivamente para finalizar durante el mes en curso. Sabemos que, para el primer ciclo del mes siguiente, contaremos con 600USD de ingresos. 

Si tu presupuesto mensual fuera de $1000 USD, estarías necesitando cerrar 1 o 2 proyectos extras, y de corto plazo, que sumen 400 USD. Para ello deberías estimar tu promedio de propuestas que envías mes a mes, y el promedio de proyectos que ganas de acuerdo a estos envíos, como para saber cuántas propuestas necesitas enviar. 

Teniendo en cuenta que, en promedio general, el 15% a 20% de propuestas enviadas son las que resultan en proyectos ganados, estarías necesitando enviar a razón de 15 propuestas para asegurarte el ingreso extra esperado. 

Deberás evaluar en las propuestas que envíes, que los plazos de entrega sean cortos y que, puedas desarrollarlos en los tiempos esperados (siempre teniendo en cuenta tu agenda laboral)

Una buena opción para no desestimar proyectos, dar respuesta a todos clientes y aumentar el caudal de trabajo es armar un equipo. Puedes seleccionar otros profesionales freelancers dentro de tu área (o de otra área donde quieras desarrollarte) para trabajar juntos, tanto en proyectos grandes donde compartan el trabajo, o bien en otros proyectos a los cuales no puedas dar atención en el momento. Así podrás ampliar tu espectro laboral, atendiendo las demandas de actuales y futuros clientes.

Aca te dejamos un link con más tips para Aumentar tu equipo de trabajo

No dejes de tener en cuenta también, el tiempo de demora que existe entre el envío de propuestas y la aceptación de las mismas. Recomendamos siempre estar muy atento a los nuevos proyectos publicados y enviar propuestas lo más rápido posible, encontrarás al cliente aún en línea, y podrás sorprenderlo gratamente con tu contacto. 
Recuerda que tu reputación siempre se verá afectada si tomaras compromisos que no puedes cumplir, lo que disminuye a futuro tus posibilidades de crecer. 


Herramientas de ayuda para organizar tu dia de trabajo

A lo hora de organizarte y de organizar a tu equipo, algunas herramientas como asana y trello pueden serte de gran ayuda. Estas aplicaciones te ofrecen la posibilidad de organizar y dar seguimiento a todo el proyecto (y a todas las personas involucradas en el mismo) para que puedas lograr una entrega perfecta. Puedes definir el proyecto, las tareas, subtareas, plazos de entrega de cada una, asignar tareas a diferentes personas, acompañar el desarrollo de cada una, agregar adjuntos y documentos que necesites compartir, enviar mensajes a los involucrados y muchas cosas más. 

Asana y Trello son aplicaciones que funcionan muy bien tanto para organizar y resolver trabajos individuales como también para equipos de trabajo. Ambas son sencillas de usar, compartir contenidos/comentarios y visualizar el estado de progreso de cada tarea.


Asana:

La herramienta ofrece un dashboard inicial donde se crea una tarea, se le asigna una fecha de entrega, se suman la/las personas involucradas y se agrega toda la descripción del trabajo a ser realizado. Asimismo, sobre esta tarea se pueden crear subtareas (en este punto también se asigna la persona encargada de resolverlo y la fecha de entrega).  También se puede visualizar (en el sector de notificaciones) las actualizaciones que se hicieron en cada tarea o subtarea, comentar, agregar y compartir más informaciones, permitiendo un acompañamiento total del trabajo que se está realizando en cada punto.

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Trello:

Por su parte, Trello ofrece un sistema parecido, donde se crea un tablero de trabajo y varias tarjetas para las subtareas. Esta aplicación también ofrece la posibilidad de agregar contenido, seguidores, comentarios y plazos de entrega. 

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Ambas permiten sincronizar calendarios, enviar tareas desde tu email y hacer seguimiento de las actualizaciones desde tu celular. Te invitamos a que revises las páginas de Asana y Trello para que veas todo lo que pueden ofrecerte para organizar tu dia a dia y el de tu equipo.


Arma una agenda laboral unificando el cronograma de los trabajos actuales y proyectos futuros

Ya con todos estos puntos establecidos estás en condiciones de armar la agenda real de tu mes en curso y del próximo. Con esto en manos podrás enfocarte en el trabajo específico de cada proyecto y en establecer contacto con nuevos clientes a fin de mantenerte siempre activo y con proyectos en curso.

Es importante no organizar ni estipular horarios muy estrictos. Con esto nos referimos a que es necesario dejar siempre un margen de tiempo (flexible) entre tareas para eventuales inconvenientes que puedan surgir. Así tendrás tiempo para solucionarlos sin saturarte o sobreponer tareas. 


Conclusión:

Como podrás ver, la base de tu éxito como profesional freelance está en la organización. Si tienes en claro las tareas que debes desarrollar, qué tiempo te tomará realizarlas y cuentas también con una herramienta para poder acompañar tanto tu trabajo como el de tu equipo, promover una estrategia para mantenerte activo y conquistar varios proyectos se te hará mucho más fácil.

Organizarte servirá tanto para tu tranquilidad como para la de tus clientes. Podrás enfocarte en cada trabajo en particular, sin descuidar la atención y el servicio que ofrecerás a cada uno, obteniendo más y mejores resultados y fidelizando a tus clientes

Establece tus cronogramas y horarios y comienza ya mismo! No hay tiempo que perder :)

Estamos a tu disposición para ayudarte!

 
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